Adakah standar global bagi praktik manajemen yang baik? Ada. Namanya The World Management Survey. Ini adalah survey berskala global yang mendata lebih dari 13 ribu perusahaan dan entitas di seluruh dunia (termasuk rumah sakit, sekolah dan toko ritel).
Para peneliti mengkelompokkan perusahaan-perusahaan itu ke dalam lima kelas: sangat bagus, bagus, biasa, buruk dan sangat buruk.
Bagaimana caranya? Mereka menanyakan 18 – 21 pertanyaan kepada manajemen senior perusahaan tsb. Perusahaan yang bagus, yaitu yang menguntungkan serta terus mampu tumbuh memperluas pasar mereka, cenderung memiliki skor yang bagus atau sangat bagus di dalam survey ini. Nilai mereka antara 3,5 – 4,5 dalam skala 0 – 5. Perusahaan yang merugi dan mengecil, cenderung memiliki skor yang buruk.
Jadi, sekarang Anda telah memiliki standar objektif untuk menilai perusahaan apapun di muka bumi. Tanyakan ke perusahaan Anda 18 – 21 pertanyaan ini, dan Anda akan tahu pada level apa mereka berada.
Untuk memahami lebih lanjut konsep The World Management Survey, saya telah menterjemahkan beberapa artikel yang ditulis oleh para pionir penelitian ini. Saya juga menerjemahkan isi kuisioner surveynya. Berikut ini adalah salah satunya.
==
Instrumen Survei Toko Ritel
Detail Wawancara: Informasi Perusahaan dan Manajer
ID Perusahaan: ___________________________________________
Nama Perusahaan: _______________________________________
Nama Pewawancara: ______________________________________
Tanggal (DD/MM/YY): _____________________________________
Waktu (24 jam): __________________________________________
Catatan Wawancara:
Wawancara sedang berlangsung □
Mendengarkan wawancara □
a) Posisi: _________________________________________________ b) Lama Menjabat (jumlah tahun): _____________________________ c) Lama Bekerja di Perusahaan (jumlah tahun): ___________________ d) Kapan perusahaan Anda didirikan (jumlah tahun)? _____________ e) Kapan toko Anda dibuka (jumlah tahun)? _____________________ f) Negara: _________________________________________________ g) Provinsi: _________________________________________________ h) Wilayah: _________________________________________________ i) Jumlah pesaing: ___________________ (misalnya, pesaing utama domestik dan internasional)
Pertanyaan Manajemen
1. Pengenalan Teknik Manajemen Baru I Mengukur seberapa baik efisiensi operasional telah diperkenalkan.
a) Bisakah Anda secara singkat menjelaskan proses operasional sehari-hari di toko Anda? b) Apakah Anda memiliki daftar tugas? Apakah karyawan Anda memilikinya? c) Bagaimana Anda mengelola inventaris Anda? Sistem apa yang Anda gunakan untuk memesan produk? Bagaimana ruang penyimpanan Anda diatur? d) Jika saya adalah seorang karyawan dan seorang pelanggan meminta saya mengambil barang dari ruang penyimpanan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengambilnya? Penilaian:
Skor 1: Sedikit operasi ritel lean telah diperkenalkan (atau telah diperkenalkan secara ad-hoc).
Skor 3: Beberapa aspek dari proses ritel lean telah diperkenalkan, tetapi perusahaan belum mengadopsi semua proses praktik terbaik.
Skor 5: Proses bisnis telah diubah untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Proses toko akan dianggap sebagai praktik terbaik untuk industri.
2. Pengenalan Teknik Manajemen Baru II Mengukur seberapa baik efisiensi operasional telah diperkenalkan.
a) Bisakah Anda secara singkat menjelaskan proses penjadwalan sehari-hari Anda? b) Bagaimana Anda memilih berapa banyak orang yang akan dijadwalkan untuk setiap jam toko buka? Bagaimana Anda menentukan peran dalam staf? c) Jika saya ditugaskan untuk merapikan stok hari itu, apakah saya mungkin harus pergi ke kasir jika toko menjadi lebih sibuk? Penilaian:
Skor 1: Sedikit operasi ritel lean telah diperkenalkan (atau telah diperkenalkan secara ad-hoc).
Skor 3: Beberapa aspek dari proses ritel lean telah diperkenalkan, tetapi perusahaan belum mengadopsi semua proses praktik terbaik.
Skor 5: Proses bisnis telah diubah untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Proses toko akan dianggap sebagai praktik terbaik untuk industri.
3. Alasan untuk Pengenalan Manajemen Baru Mengukur apakah efisiensi operasional telah diperkenalkan dan mengapa.
a) Bisakah Anda jelaskan alasan di balik pengenalan perubahan ini? Penilaian:
Skor 1: Teknik manajemen modern diperkenalkan karena orang lain menggunakannya.
Skor 3: Teknik manajemen modern diperkenalkan untuk mengurangi biaya.
Skor 5: Teknik manajemen modern diperkenalkan untuk memungkinkan kami mencapai tujuan bisnis kami (termasuk biaya).
4. Dokumentasi Proses/Perbaikan Berkelanjutan Mengukur proses dan sikap terhadap perbaikan berkelanjutan dan apakah pembelajaran dicatat/didokumentasikan.
a) Bagaimana masalah biasanya diungkap dan diperbaiki? b) Ceritakan proses untuk masalah terbaru. c) Bagaimana staf dapat mengusulkan perbaikan proses? Penilaian:
Skor 1: Tidak ada perbaikan proses yang dilakukan saat masalah terjadi.
Skor 3: Perbaikan dilakukan secara ad-hoc, menargetkan masalah atau area tertentu di toko.
Skor 5: Mengungkap masalah dengan cara yang terstruktur merupakan bagian integral dari tanggung jawab individu dan penyelesaiannya terjadi sebagai bagian dari proses bisnis normal daripada oleh upaya/kelompok luar biasa.
5. Pelacakan Kinerja
Mengukur apakah kinerja dilacak menggunakan metrik yang berarti dan dengan keteraturan yang sesuai.
a) Jenis KPI apa yang Anda gunakan untuk pelacakan kinerja? b) Seberapa sering ini diukur? Siapa yang dapat melihat data KPI ini? c) Jika saya berjalan di ruang penyimpanan dan kantor toko Anda, bisakah saya mengetahui bagaimana Anda berkinerja terhadap KPI Anda? Penilaian:
Skor 1: Ukuran yang dilacak tidak menunjukkan secara langsung apakah tujuan keseluruhan bisnis tercapai. Pelacakan dilakukan secara ad-hoc (proses tertentu tidak dilacak sama sekali).
Skor 3: Sebagian besar indikator kinerja utama dilacak secara formal. Pelacakan diawasi oleh manajemen senior.
Skor 5: Kinerja dilacak dan dikomunikasikan secara terus-menerus, baik secara formal maupun informal, kepada semua staf menggunakan berbagai alat manajemen visual.
6. Tinjauan Kinerja Mengukur apakah kinerja ditinjau dengan frekuensi yang tepat dan dikomunikasikan dengan staf.
a) Bagaimana Anda meninjau KPI Anda? b) Ceritakan tentang pertemuan terbaru. c) Siapa yang terlibat dalam pertemuan ini? Siapa yang dapat melihat hasil dari tinjauan ini? d) Apa rencana tindak lanjutnya? Penilaian:
Skor 1: Kinerja ditinjau jarang atau dengan cara yang tidak berarti (misalnya, hanya kesuksesan atau kegagalan yang dicatat).
Skor 3: Kinerja ditinjau secara berkala dengan keberhasilan dan kegagalan yang diidentifikasi. Hasil dikomunikasikan kepada manajemen senior. Tidak ada rencana tindak lanjut yang jelas yang diadopsi.
Skor 5: Kinerja ditinjau secara terus-menerus, berdasarkan indikator yang dilacak. Semua aspek diikuti untuk memastikan perbaikan berkelanjutan. Hasil dikomunikasikan kepada semua staf.
7. Dialog Kinerja
Mengukur kualitas percakapan dalam tinjauan kinerja.
a) Bagaimana struktur pertemuan ini? Ceritakan tentang pertemuan terbaru Anda. b) Bagaimana agenda untuk pertemuan tersebut ditentukan? c) Jenis umpan balik apa yang terjadi dalam pertemuan ini? d) Untuk masalah tertentu, bagaimana Anda mengidentifikasi penyebab utama? Penilaian:
Skor 1: Data atau informasi yang tepat untuk diskusi konstruktif sering tidak tersedia atau percakapan terlalu fokus pada data yang tidak berarti. Agenda yang jelas tidak diketahui dan tujuan tidak dinyatakan secara eksplisit.
Skor 3: Percakapan tinjauan diadakan dengan data dan informasi yang sesuai tersedia. Tujuan pertemuan jelas bagi semua peserta dan ada agenda yang jelas. Percakapan tidak selalu mengarah pada penyebab utama masalah.
Skor 5: Percakapan tinjauan/kinerja reguler berfokus pada pemecahan masalah dan mengatasi penyebab utama. Tujuan, agenda, dan langkah-langkah tindak lanjut jelas bagi semua. Pertemuan adalah kesempatan untuk umpan balik dan pembinaan yang konstruktif.
8. Manajemen Konsekuensi Mengukur apakah tingkat kinerja yang berbeda (berdasarkan rencana/proses, bukan individu) menghasilkan konsekuensi yang berbeda.
a) Misalkan Anda telah menyetujui rencana tindak lanjut dalam salah satu pertemuan Anda, apa yang akan terjadi jika rencana tersebut tidak dilaksanakan? b) Berapa lama waktu yang biasanya diperlukan dari saat masalah diidentifikasi hingga saat diselesaikan? Bisakah Anda memberikan contoh terbaru? c) Bagaimana Anda menangani kegagalan berulang di segmen bisnis tertentu? Penilaian:
Skor 1: Kegagalan untuk mencapai tujuan yang disepakati tidak menimbulkan konsekuensi apa pun.
Skor 3: Kegagalan untuk mencapai hasil yang disepakati ditoleransi untuk beberapa waktu sebelum tindakan diambil.
Skor 5: Kegagalan untuk mencapai target yang disepakati memicu pelatihan ulang di area yang diidentifikasi lemah, atau memindahkan individu ke tempat yang lebih sesuai dengan keterampilan mereka.
9. Jenis Target Mengukur apakah target mencakup serangkaian metrik yang cukup luas.
a) Jenis target apa yang ditetapkan untuk perusahaan? Apa tujuan untuk toko/wilayah Anda? b) Ceritakan tentang tujuan non-finansial? Penilaian:
Skor 1: Tujuan hanya mencakup target finansial atau operasional.
Skor 3: Tujuan mencakup target non-finansial, yang menjadi bagian dari penilaian kinerja hanya untuk manajemen puncak (tidak diperkuat di seluruh organisasi).
Skor 5: Tujuan adalah keseimbangan antara target finansial dan non-finansial. Manajemen puncak percaya bahwa target non-finansial sering lebih menginspirasi dan menantang dibandingkan dengan finansial saja.
10. Keterkaitan Target Mengukur apakah target terkait dengan tujuan perusahaan dan seberapa baik target tersebut disebarluaskan ke seluruh organisasi.
a) Apa motivasi di balik tujuan ini? b) Bagaimana tujuan ini disalurkan ke pekerja individu? c) Bagaimana target Anda terkait dengan kinerja perusahaan dan tujuan mereka? Penilaian:
Skor 1: Tujuan didasarkan murni pada angka akuntansi (tanpa hubungan yang jelas dengan nilai pemegang saham).
Skor 3: Tujuan korporat didasarkan pada nilai pemegang saham tetapi tidak secara jelas disebarluaskan ke individu.
Skor 5: Tujuan korporat berfokus pada nilai pemegang saham. Mereka meningkat dalam kekhususan saat menurun melalui unit bisnis hingga akhirnya menentukan harapan kinerja individu.
11. Jangka Waktu Target Mengukur apakah perusahaan memiliki pendekatan ‘3 horizon’ untuk perencanaan dan penetapan target.
a) Dalam skala waktu apa Anda melihat target Anda? b) Target mana yang paling ditekankan? c) Apakah tujuan jangka panjang dan jangka pendek ditetapkan secara independen? d) Bisakah Anda mencapai semua tujuan jangka pendek tetapi melewatkan tujuan jangka panjang? Penilaian:
Skor 1: Fokus utama manajemen puncak adalah pada target jangka pendek.
Skor 3: Ada tujuan jangka pendek dan jangka panjang untuk semua tingkat organisasi. Karena ditetapkan secara independen, mereka tidak selalu terkait satu sama lain.
Skor 5: Tujuan jangka panjang diterjemahkan menjadi target jangka pendek spesifik sehingga target jangka pendek menjadi ‘tangga’ untuk mencapai tujuan jangka panjang.
12. Peregangan Target Mengukur apakah target cukup sulit untuk dicapai.
a) Seberapa sulit target Anda? Apakah Anda merasa tertekan oleh mereka? b) Rata-rata, seberapa sering Anda mencapai target Anda? c) Apakah semua kelompok menerima tingkat kesulitan yang sama dalam hal target? d) Apa dasar di balik targetnya? Penilaian:
Skor 1: Tujuan terlalu mudah atau tidak mungkin dicapai. Manajer menurunkan estimasi untuk memastikan target yang mudah.
Skor 3: Di sebagian besar area, manajemen puncak mendorong target agresif berdasarkan tolok ukur ekonomi yang solid. Ada beberapa “sapi suci” yang tidak dipegang pada standar ketat yang sama.
Skor 5: Tujuan benar-benar menantang untuk semua divisi. Mereka didasarkan pada tolok ukur ekonomi yang solid.
13. Kejelasan dan Perbandingan Kinerja Mengukur seberapa mudah dipahami ukuran kinerja dan apakah kinerja dikomunikasikan secara terbuka.
a) Jika saya bertanya langsung kepada staf Anda tentang target individu, apa yang akan mereka katakan? b) Apakah ada yang mengeluh bahwa target terlalu kompleks? c) Bagaimana orang mengetahui tentang kinerja mereka sendiri dibandingkan dengan kinerja orang lain? Penilaian:
Skor 1: Ukuran kinerja kompleks dan tidak dipahami dengan jelas. Kinerja individu tidak dipublikasikan.
Skor 3: Ukuran kinerja didefinisikan dengan baik dan dikomunikasikan. Kinerja dipublikasikan di semua tingkatan, tetapi perbandingan tidak dianjurkan.
Skor 5: Ukuran kinerja didefinisikan dengan baik, dikomunikasikan dengan kuat, dan diperkuat di semua tinjauan. Kinerja dan peringkat dipublikasikan untuk mendorong persaingan.
14. Menanamkan Mindset Bakat Mengukur seberapa besar penekanan pada manajemen bakat.
a) Bagaimana manajer senior menunjukkan bahwa menarik dan mengembangkan bakat adalah prioritas utama? b) Apakah manajer senior mendapatkan penghargaan untuk membawa dan menjaga orang-orang berbakat di perusahaan? Penilaian:
Skor 1: Manajemen senior tidak mengomunikasikan bahwa menarik, mempertahankan, dan mengembangkan bakat di seluruh organisasi adalah prioritas utama.
Skor 3: Manajemen senior percaya dan mengomunikasikan bahwa memiliki bakat terbaik di seluruh organisasi adalah kunci untuk kinerja yang baik.
Skor 5: Manajer senior dievaluasi dan bertanggung jawab atas kekuatan bakat yang mereka bangun secara aktif.
15. Membangun Budaya Kinerja Tinggi Mengukur apakah kinerja yang baik dihargai secara proporsional.
a) Bagaimana sistem penilaian/tinjauan Anda bekerja? Ceritakan tentang putaran terakhir? b) Bagaimana sistem bonus bekerja? c) Apakah ada penghargaan non-finansial untuk pelaku terbaik di semua kelompok staf? d) Bagaimana sistem penghargaan Anda dibandingkan dengan pesaing Anda? Penilaian:
Skor 1: Orang-orang di perusahaan kami dihargai secara setara terlepas dari tingkat kinerja mereka.
Skor 3: Perusahaan kami memiliki sistem evaluasi untuk pemberian penghargaan yang terkait dengan kinerja.
Skor 5: Kami berusaha melampaui pesaing dengan menetapkan target ambisius yang jelas terkait dengan akuntabilitas dan penghargaan kinerja.
16. Menghapus Pelaku Kinerja Buruk Mengukur apakah perusahaan mampu menangani kinerja yang buruk.
a) Jika Anda memiliki pekerja yang tidak dapat melakukan pekerjaannya, apa yang akan Anda lakukan? Bisakah Anda memberi saya contoh terbaru? b) Berapa lama toleransi terhadap kinerja yang buruk? Seberapa sulit untuk memecat seorang pekerja? c) Apakah Anda menemukan pekerja yang seolah-olah “tak tersentuh”? Apakah ada individu yang selalu berhasil menghindari pemecatan? Penilaian:
Skor 1: Pelaku kinerja buruk jarang dipindahkan dari posisinya.
Skor 3: Pelaku kinerja buruk yang dicurigai tetap berada di posisi selama beberapa tahun sebelum tindakan diambil.
Skor 5: Kami segera memindahkan pelaku kinerja buruk dari perusahaan atau ke peran yang kurang kritis segera setelah kelemahan diidentifikasi.
17. Mengembangkan Bakat Mengukur apakah promosi didasarkan pada kinerja.
a) Ceritakan tentang sistem promosi Anda. b) Bagaimana dengan pelaku kinerja buruk? Apa yang terjadi dengan mereka? Apakah ada contoh yang bisa Anda pikirkan? c) Bagaimana Anda mengidentifikasi dan mengembangkan pelaku terbaik Anda? d) Jika dua orang bergabung dengan perusahaan 5 tahun lalu dan satu jauh lebih baik daripada yang lain, peluang kerja apa yang akan dia miliki di perusahaan? Penilaian:
Skor 1: Orang-orang dipromosikan terutama berdasarkan masa kerja (lama bekerja).
Skor 3: Orang-orang dipromosikan berdasarkan kinerja.
Skor 5: Kami secara aktif mengidentifikasi, mengembangkan, dan mempromosikan pelaku terbaik kami.
18. Menciptakan Penawaran Nilai Karyawan yang Unik Mengukur seberapa kuat nilai karyawan untuk bekerja di perusahaan.
a) Apa yang membuatnya berbeda untuk bekerja di perusahaan Anda dibandingkan dengan pesaing Anda? b) Jika Anda mencoba menjual perusahaan Anda kepada saya, bagaimana Anda melakukannya? c) Apa yang tidak disukai orang tentang bekerja di perusahaan Anda? Penilaian:
Skor 1: Pesaing kami menawarkan alasan yang lebih kuat bagi orang berbakat untuk bergabung dengan perusahaan mereka
Skor 3: Penawaran nilai kami kepada mereka yang bergabung dengan perusahaan kami sebanding dengan yang ditawarkan oleh perusahaan lain di sektor ini.
Skor 5: Kami menyediakan penawaran nilai yang unik untuk mendorong orang berbakat bergabung dengan perusahaan kami di atas pesaing kami.
19. Mempertahankan Bakat Mengukur apakah perusahaan akan berusaha keras untuk mempertahankan bakat terbaiknya.
a) Jika Anda memiliki pelaku terbaik yang ingin keluar, apa yang akan dilakukan perusahaan? b) Bisakah Anda memberikan contoh pelaku terbaik yang berhasil dipertahankan setelah ingin keluar? c) Bisakah Anda memberikan contoh pelaku terbaik yang keluar dari perusahaan tanpa ada yang mencoba mempertahankannya? Penilaian:
Skor 1: Kami sedikit berusaha untuk mempertahankan bakat terbaik kami.
Skor 3: Kami biasanya bekerja keras untuk mempertahankan bakat terbaik kami.
Skor 5: Kami melakukan apa pun untuk mempertahankan bakat terbaik kami.
“Kegagalan untuk mencapai target yang disepakati memicu pelatihan ulang di area yang diidentifikasi lemah, atau memindahkan individu ke tempat yang lebih sesuai dengan keterampilan mereka.”
